Nikt już nie klika kopiuj-wklej
Dane z faktury czy WZ-ki trafiają od razu tam, gdzie mają być, bez przepisywania cyfra po cyfrze. Wasz człowiek sprawdza gotowy wpis, zamiast go tworzyć od zera.
Agent 01 / 05 · dokumenty
Sekretarka, która nie przepisuje w piątek wieczorem
Przepisuje dokumenty — faktury kosztowe (także z KSeF), zamówienia z maila, skany i WZ-ki — do arkusza albo do systemu, którego już używacie.
Wycena pod konkretny zakres, po rozmowie.
Umów bezpłatną rozmowę
Tak to wygląda
Dokument wchodzi, gotowy wpis wychodzi
Agent odczytuje dokument, wypełnia pola i porównuje je z zamówieniem. Ty widzisz wynik i klikasz „zatwierdź” — albo poprawiasz to, co zaznaczył.
Faktura VAT FV/2026/09/118
Pobrana z KSeF · 22.09.2026, 05:58
SprzedawcaKontrahent #0412
Data sprzedaży19.09.2026
Pozycji7
Netto3 912,20 zł
VAT 23%899,81 zł
Brutto4 812,01 zł
Termin płatności03.10.2026
| Dokument | Kontrahent | Brutto | Status |
|---|---|---|---|
| FV/2026/09/114 | #0388 | 1 230,00 | zgodna |
| FV/2026/09/116 | #0102 | 687,70 | zgodna |
| FV/2026/09/118 | #0412 | 4 812,01 | ≠ ZAM/412 |
| WZ 88/09 (skan) | magazyn | — | odczytana |
| FV/2026/09/121 | #0217 | 9 348,00 | zgodna |
Do decyzji: kwota na fakturze FV/2026/09/118 jest wyższa o 594,01 zł niż w zamówieniu ZAM/412. Agent nie wpisał jej do arkusza — czeka na ciebie.Faktura 4 812,01 zł · zamówienie ZAM/412 4 218,00 zł · różnica 594,01 zł
20 gotowych · 1 do sprawdzenia
Przykład poglądowy. Dane kontrahentów zanonimizowane. Ekran pokazuje, co agent robi. W prawdziwym wdrożeniu większość pracy idzie przez połączenia z systemami (np. API KSeF), bez klikania po twoim komputerze.
Poznajesz to?
Każdy dokument czeka w innym miejscu
Poniedziałek: faktura kosztowa wpada do KSeF i do maila. Środa: skan zamówienia od dostawcy. Piątek po południu: WZ-ka z magazynu, sfotografowana telefonem, bo drukarka akurat nie działała. Każdy dokument czeka w innym miejscu, aż ktoś znajdzie wolną chwilę — a ta pojawia się zwykle dopiero pod koniec tygodnia.
Wtedy zaczyna się przepisywanie: numer, data, kontrahent, kwota, pozycja po pozycji, dokument za dokumentem. Przy dwudziestej fakturze koncentracja siada, przy sześćdziesiątej ktoś zamienia dwie cyfry w kwocie — i nikt tego nie widzi aż do rozliczenia.
Efekt
Co z tego masz
Dokument w systemie tego samego dnia
Skan wpada rano, po południu jest już rozliczony. Nie czekacie do piątku ani do końca miesiąca, żeby wiedzieć, ile macie kosztów na koncie.
Łapie rozjazdy w liczbach
Kwota inna niż w zamówieniu, brakujący NIP, powielony numer faktury — agent to zaznacza i pyta, zamiast wpisać byle co. Decyzja zawsze należy do was.
Pracuje wieczorem i w weekend
Nie bierze urlopu, nie choruje, nie zostaje z tyłu przy stosie z piątku. Poniedziałkowy poranek zaczynacie z pustym stosem, nie z zaległością.
KSeF
A co, skoro faktury są już w KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. każda firma odbiera faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, a od 1 kwietnia większość firm też je tam wystawia. Faktura przychodzi więc jako dane, nie jako obrazek — ale sama się nie opisze, nie sprawdzi i nie trafi do właściwego arkusza.
- Agent regularnie pobiera nowe faktury kosztowe i nie trzeba o tym pamiętać.
- Porównuje je z zamówieniami i WZ-kami, zanim ktoś zapłaci za coś, co nie dojechało.
- Przypisuje koszty do kategorii, projektów czy samochodów — tak, jak robicie to dziś.
- Obsługuje też to, czego w KSeF nie ma: faktury od zagranicznych dostawców, paragony, WZ-ki, zamówienia z maila.
Przeczytaj: KSeF a faktury kosztowe — co da się zautomatyzować
Granice
Czego nie robi
- Nie księguje faktur na własną rękę i nie klika „zapłać”.
- Nie kasuje ani nie nadpisuje niczego, co już wisi w systemie, bez wyraźnej zgody człowieka.
- Nie ocenia, czy dany wydatek to koszt firmowy. Gdy nie jest pewien, zatrzymuje dokument i pyta zamiast zgadywać.
- Nie dzwoni i nie pisze do waszych dostawców ani klientów.
Zakres pracy ustalacie wy na starcie i możecie go zmienić w każdej chwili. Domyślnie agent robi mniej, nie więcej.
Dopasowanie
Dla kogo to jest
Firmy, w których księgowa albo biuro obsługi klienta co tydzień odkłada kilka godzin na przepisywanie tych samych typów dokumentów. Im większy strumień faktur, zamówień czy WZ-tek, tym szybciej to się zwraca.
Jeśli macie kilkanaście dokumentów miesięcznie, powiemy to wprost na rozmowie — przy takiej skali po prostu się nie opłaca, ani wam, ani nam.
RODO
Dane i zgodność
Na fakturze są dane waszych kontrahentów, a czasem dane osób, które nigdy z nami nie rozmawiały. Dlatego zasady przetwarzania ustalamy na papierze, zanim agent zobaczy pierwszy dokument.
- Administratorem danych jesteście wy. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym, dostawca modelu językowego — podprzetwarzającym. Te role są spisane, nie domyślne.
- Przed startem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA). Bez niej nie zaczynamy wdrożenia.
- Pracujemy na komercyjnym API, w którym dane nie są używane do trenowania modeli.
- Stosujemy minimalizację: do modelu trafia to, co potrzebne do wpisu — numer dokumentu, kwota, NIP — a nie cały skan z danymi, których wpis nie dotyczy.
- Przekazywanie danych poza EOG opieramy na standardowych klauzulach umownych albo EU-US Data Privacy Framework — i wskazujemy, na której z tych podstaw.
- Pomagamy uzupełnić rejestr czynności przetwarzania, a tam, gdzie jest wymagana, ocenę skutków (DPIA).
- Każda operacja agenta jest zapisana i da się ją odtworzyć. Operacje nieodwracalne zatwierdza człowiek.
Pierwszy krok
Policzmy, ile czasu zjada u was przepisywanie
Wystarczy, że pokażesz, jak wyglądają wasze dokumenty i gdzie trafiają dzisiaj. Resztę ustalimy na rozmowie.
Napiszkontakt@neodyx.com