Wzór w jednej linijce
Koszt powtarzalnej pracy to trzy liczby pomnożone przez siebie:
liczba sztuk miesięcznie × minuty na sztukę × koszt minuty pracy
„Sztuka” to faktura, mail, zamówienie, zestawienie — cokolwiek, co ktoś robi w kółko tak samo. Najtrudniejsze jest uczciwe policzenie minut: nie tylko samo wpisywanie, ale też szukanie dokumentu, otwieranie maila, sprawdzanie, poprawki.
Ile kosztuje godzina pracy
Koszt godziny to nie stawka „na rękę” ani nawet brutto. To pełny koszt pracodawcy podzielony przez liczbę godzin pracy.
- Do wynagrodzenia brutto pracodawca dokłada składki: emerytalną (9,76%), rentową (6,5%), wypadkową (zwykle 1,67%), na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (2,45%) oraz FGŚP (0,1%) — razem około 20,5%, a z PPK dodatkowo 1,5%.
- Przy pensji 7 000 zł brutto pełny koszt to więc około 8 430 zł miesięcznie.
- Miesiąc to średnio około 168 godzin pracy. Wychodzi mniej więcej 50 zł za godzinę. Jeśli uwzględnisz urlopy i dni wolne, realna godzina pracy jest jeszcze droższa.
Przykład: 300 faktur miesięcznie
| Pozycja | Wartość |
|---|---|
| Faktury i dokumenty kosztowe miesięcznie | 300 |
| Czas na jeden dokument (znaleźć, otworzyć, wpisać, sprawdzić) | 4 minuty |
| Czas miesięcznie | 20 godzin |
| Czas rocznie | 240 godzin, czyli 30 dni roboczych |
| Koszt rocznie przy 50 zł/h | 12 000 zł |
Trzydzieści dni roboczych to półtora miesiąca pracy jednej osoby rocznie — spędzone na czynności, której nikt nie wpisał w zakres obowiązków.
Koszty, których nie widać w tej tabeli
- Błędy. Przy sześćdziesiątej fakturze z rzędu ktoś zamieni dwie cyfry. Znalezienie takiego błędu przy zamknięciu miesiąca trwa dłużej niż jego popełnienie.
- Opóźnienia. Jeśli faktury są wpisywane raz w tygodniu, przez sześć dni nie wiesz, ile masz kosztów. Decyzje zapadają na nieaktualnych danych.
- Przegapione terminy płatności. Faktura, która przeleżała w skrzynce, to czasem odsetki, a czasem utracony rabat za wcześniejszą płatność.
- Jedna osoba jako wąskie gardło. Gdy ta osoba jest na urlopie, dokumenty czekają. Gdy odchodzi, odchodzi z nią wiedza, co gdzie wpisywać.
- Koszt alternatywny. Te same godziny mogłyby pójść na rozmowy z klientami, windykację albo sprawy, które naprawdę wymagają człowieka.
Jak zmierzyć to w tydzień
- Wybierz jedną czynność — np. faktury kosztowe albo odpowiedzi na zapytania ofertowe.
- Przez tydzień licz sztuki. Kartka przy monitorze wystarczy: kreska za każdy dokument.
- Zmierz czas na kilku sztukach. Stoper w telefonie, od otwarcia dokumentu do zamknięcia sprawy. Weź średnią z 10–15 pomiarów.
- Pomnóż przez 4,3, żeby dostać miesiąc, i wstaw do kalkulatora poniżej.
Ten tydzień pomiarów jest wart więcej niż jakakolwiek średnia z internetu — bo to są wasze dokumenty i wasz sposób pracy.
Kiedy automatyzacja się nie opłaca
Uczciwie: przy kilkunastu dokumentach miesięcznie wdrożenie agenta się nie zwróci. Podobnie wtedy, gdy każdy dokument jest inny i wymaga oceny eksperta, albo gdy dane nie istnieją w żadnej uporządkowanej formie. W takich przypadkach mówimy to wprost na pierwszej rozmowie.
Kalkulator
Wpisz swoje liczby. Wynik to czas, który ta praca zabiera dziś — punkt wyjścia do rozmowy, a nie obietnica oszczędności.