Dokumenty przychodzą na ostatnią chwilę
I w każdym możliwym formacie: PDF w mailu, zdjęcie paragonu, skan WZ-ki, plik z KSeF. Każdy klient po swojemu.
Branża · biura rachunkowe
KSeF przyniósł dane. Agent przyniesie porządek.
Dokumenty od klientów posortowane, opisane i gotowe do księgowania. Rutynowe maile z odpowiedziami w szkicach. Lista klientów, którzy jeszcze nie przysłali papierów. Księgowy sprawdza i decyduje — reszta dzieje się sama.
Wycena pod wasze biuro, po rozmowie.
Umów bezpłatną rozmowę
Znacie to
Cztery rzeczy, które zjadają koniec każdego miesiąca
KSeF to setki faktur do opisania
Dane przychodzą ustrukturyzowane, ale ktoś nadal musi je przypisać do kategorii, sprawdzić i zaksięgować — dla każdego klienta osobno.
Skrzynka pełna tych samych pytań
Czy doszła faktura, ile wychodzi VAT, kiedy termin, czy można coś wrzucić w koszty. Każde pytanie to przerwana praca.
Pogoń za brakującymi dokumentami
Kto nie przysłał wyciągu, komu brakuje faktur, kto obiecał „jutro”. Lista w głowie albo w arkuszu, którego nikt nie aktualizuje.
Co przejmują agenci
Trzech agentów, jeden porządek
Zaczynamy od jednego — tam, gdzie wasze biuro traci najwięcej godzin.
Dokumenty klientów posortowane i wstępnie opisane
Zbiera dokumenty z maila, skanów i KSeF, przypisuje je do właściwego klienta i miesiąca, proponuje opis kosztu na podstawie tego, jak księgowaliście podobne dokumenty wcześniej. Rozbieżności i nietypowe pozycje zostawia księgowemu.
Rutynowe pytania klientów z gotowymi odpowiedziami
Segreguje pocztę według klientów i pilności, przygotowuje szkice odpowiedzi na powtarzalne pytania i wyciąga z maili zadania. Wysyła zawsze człowiek.
Lista brakujących dokumentów, zanim zrobi się nerwowo
Wie, od kogo w tym miesiącu czegoś brakuje, i przygotowuje przypomnienia dla klientów do waszej akceptacji. Pilnuje też terminów z waszych umów z klientami.
Granice
Czego agent nie robi w biurze rachunkowym
- Nie księguje samodzielnie i nie zatwierdza dekretacji — proponuje, księgowy decyduje.
- Nie składa deklaracji, nie wysyła JPK i niczego nie podpisuje.
- Nie udziela klientom porad podatkowych. Szkic odpowiedzi to punkt wyjścia dla księgowego, nie opinia.
- Nie wysyła nic do klientów bez zatwierdzenia człowieka.
RODO w biurze rachunkowym
Wy przetwarzacie dane klientów. My — tylko za zgodą.
Biuro rachunkowe zwykle jest podmiotem przetwarzającym dane swoich klientów. Jeśli do pracy na tych danych wchodzi agent, NeodyX staje się dalszym podmiotem przetwarzającym — a to wymaga zgody administratora, czyli waszego klienta (art. 28 ust. 2 RODO).
- Sprawdzamy z wami, czy wasze umowy powierzenia z klientami dopuszczają dalsze powierzenie — i jak poinformować klientów o nowym podwykonawcy.
- Z wami podpisujemy umowę dalszego powierzenia z tymi samymi obowiązkami, które wy macie wobec klientów.
- Pracujemy na waszych systemach, z minimalizacją danych i pełnym zapisem operacji agenta.
- Tajemnica zawodowa i poufność danych klientów są zapisane w umowie, nie tylko obiecane.
Współpraca
Nie potrzebujecie agenta u siebie?
Wielu waszych klientów tonie w dokumentach, zanim w ogóle trafią do biura. Jeśli ich uporządkujemy — faktury opisane, WZ-ki dopasowane, nic nie przychodzi w ostatniej chwili — wasza praca też robi się prostsza.
Chętnie porozmawiamy o współpracy partnerskiej z biurami rachunkowymi. Zasady ustalamy indywidualnie.
Pierwszy krok
Pokażcie nam jeden zamknięty miesiąc
Na rozmowie przejdziemy przez to, jak dokumenty trafiają dziś do biura i gdzie ginie najwięcej czasu. Wycenę przygotujemy pod wasze biuro.
Napiszkontakt@neodyx.com